Excelで作る履歴書
Excelなど表計算ソフトで文書を作成する場合、Wordなどのワープロソフトと比べ、アドバンテージが高い場合がある。Excelに限っていえば、関数とVBAが使える点がそれである。確かに、文書自体はWordで作成し、Excelはデータベース化したものを関数処理し、さらにVBAでWordに転送することも可能だが、2つの本来別々の働きを予定されたアプリケーションソフトを、いかに両者が連携可能だとしても、利用することは効率的とはいえない。例えば、アプリケーションソフトを2つ立ち上げること、逆にいえば、1つのアプリケーションソフトで完結できることをわざわざ別々のソフトを使うこと自体非効率である。しかし、非効率であっても文書作成効率自体はWordに部があるのではないか、とは日常よく受ける質問ならぬ反論である。具体的な反論内容はおおよそ次のようなものだ。
①Excel上での作成文書と実際の印刷文書がずれないようにするため微調整が必要になる場合がある。②Excelではページレイアウト表示ができないので、1行の文字数や文書印刷1枚で何行まで入るのかをわざわざ確認しながら文書作成する必要がある。
細かい反論はまだあるが、それらをまとめてみると、要するにレイアウト上の不満が主なものだ。そこで、ここでは、履歴書をExcelで作成する場合を例にとって話をすすめてみよう。履歴書を例にとったのは、表枠のある文書を作成する必要があることから、単に文書作成の簡便さを比較するだけでなく、もう少し広い観点から両者を比較することが可能だからだ。Wordは、文書作成は得意だが、従って履歴書の中身の作成は簡便に出来るが、履歴書を横長で作成しようとする場合、2ページで左右を作成して、印刷時に設定で1枚にする方法があるが、これだと表枠の連携が取りにくい。また、最初から横長のレイアウトで作成しようとすると、表枠の微調整で手こずることになる。これに対して、Excelだと、印刷プレビューのページ設定で横長にしておけば印刷範囲が横長の点線枠で出るので、枠内に履歴書の文書内容を書けばよい。また、履歴書の表枠作成はExcelにおいてはお手のものである。しかし、実際に、横長の点線枠をExcelシートに出してみると分かるが、文書内容が到底その枠内には収まらない。そこで、点線枠を無視して、1枚の横長の履歴書を作る。その後で、1枚に入るように設定で微調整することになる。いずれにしても、一長一短があるのだ。では、このようにして作成された履歴書の使い回しを考えてみよう。Wordで作成したものはそれ自体で完結されており、基本的には使い回しには、文書を書き換えるか、コピーして別の文書を作成することになる。これに対して、Excelの場合、文書が入るべきに関数を入力しておけば、後は別シートにただ文書の一覧を作成しておけばよい。履歴書の場合、業種に合わせて、様々な文書を作成しておけば、関数で参照させることができて便利である。このように、履歴書などのような文書と表を合わせもった種類の書類は、Excelで作成した方が、使い回しをする場合には一日の長がある。